Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale candidaților

I. Operatorul și datele sale de contact, datele de contact ale Responsabilului cu protecția datelor

Societatea INOVUM S.R.L. cu sediul în Sat Sântion nr. 171D, comuna Borș, județul Bihor, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Bihor sub nr. J2011000660055, având cod fiscal RO28310745, („INOVUM”),

în calitate de operator și denumită în continuare „Operatorul” sau INOVUM (SRL),

având ca dată de contact dedicată pentru aspecte care țin de prelucrarea datelor cu caracter personal adresa de e-mail gdpr@inovum.ro, respectiv adresa sediului mai sus menționat, cu precizarea pe plic, vă rugăm, „În atenția Responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal” pentru corespondența pe suport de hârtie/prin curier sau poștă,

și Responsabil cu protecția datelor contractat, care poate fi contactat în modalitățile mai sus menționate,

conform prevederilor Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE, al Parlamentului și Consiliului Uniunii Europene (Regulamentul general privind protecția datelor – „GDPR”),
în temeiul principiilor echității și transparenței

vă informează în privința politicii INOVUM de prelucrare și protecție a datelor cu caracter personal ale candidaților pentru o poziție în cadrul INOVUM, după cum urmează:

II. Categoriile de persoane vizate

Sunt persoanele care aplică pentru o poziție în cadrul INOVUM prin intermediul paginii „Carieră” de pe website-ul INOVUM, persoane contactate de sau în interacțiune cu companii de recrutare care, la rândul lor, sunt contractate în acest sens în prealabil sau ulterior de către INOVUM, persoane care își anunță disponibilitatea pentru o schimbare de loc de muncă/o nouă activitate profesională și sunt contactate în acest sens de către INOVUM, persoane care își încarcă CV-urile/rezumatele profesionale/scrisorile de intenție într-o platformă de recrutare accesată de INOVUM, alte asemenea.

III. Categoriile de date cu caracter personal pe care Operatorul le prelucrează în relația cu candidații sunt în principal:

A. în prima parte a procesului de recrutare:

date personale de contact și de identificare generală precum numele, prenumele și, în măsura în care îi sunt făcute disponibile Operatorului, de regulă de către candidat, mai pot fi adresa de domiciliu, reședința, data nașterii, numărul de telefon și adresa de e-mail, naționalitatea, cetățenia, semnătura de luare la cunoștință a Notei de informare și/sau de pe formularul de consimțământ stocare date în scop de recrutare și ulterior recrutării;
informații care permit verificarea condițiilor de eligibilitate și de selecție aferente procesului de recrutare: acte de studii (ex.: diploma de bacalaureat, diploma de licență, diploma de master, doctorat etc.), atestate/certificate profesionale sau atestate emise de autoritățile de reglementare, calificări/atestate specifice, vizele de ședere în țară, referințe, note de interviu, evidențe/rezultatele verificărilor anterioare angajării, informații incluse în CV-ul Persoanei Vizate și/sau în orice formulare de cerere;
pentru candidații care interacționează cu una din locațiile Operatorului în cadrul acestui proces și date colectate din supravegherea video a căilor de acces în/din spațiile respective ale Operatorului, camere video care sunt utilizate pentru siguranța și securitatea accesului, pentru paza și protecția bunurilor și respectiv a persoanelor și descurajarea de incidente în această privință, dacă este cazul și încă mai sunt stocate imagini relevante, și pentru utilizarea respectivelor imagini în scop de investigații, demersuri legale;
informații privind și date rezultând din examinarea profesională a Persoanei Vizate: referințe, note de interviu, evidențe/rezultatele verificărilor Persoanei Vizate, experiența profesională, analizele de performanță și evaluare, planuri de îmbunătățire a performanței și corespondența aferentă (în cursul procesului de recrutare, Persoana vizată va susține teste generale și/sau specifice, în acord cu cerințele postului vizat, și va participa la discuții/interviuri cu angajații companiei referitoare la nivelul de pregătire al persoanei vizate, raportat la cerințele postului/domeniului vizat și cu scopul de a identifica și selecta candidatul cel mai potrivit. Rezultatele testelor generale și/sau specifice, cele ale interviurilor, discuțiile avute vor fi utilizate de către Operator exclusiv în scopul identificării și selectării candidaților celor mai potriviți);
informații privind remunerația: precum cea din oferta de muncă și date privind virarea corespunzătoare a contribuțiilor la bugetul de stat de către angajatorul precedent;
informații la modul general și doar când sunt necesare privind sănătatea: informații despre condiția generală medicală a Persoanei Vizate, detalii privind eventuale dizabilități sau restricții de muncă;
date referitoare la disciplina Persoanei Vizate la locul de muncă: informații privind eventuale comportamente în mediul de lucru ale Persoanei Vizate și/sau proceduri disciplinare în care a fost implicată;
iar, în cazul în care Operatorul ajunge împreună cu candidatul la o etapă avansată în procesul de recrutare, mai exact comunicarea de ofertă în vederea contractării, se vor solicita în acest scop și cartea de identitate sau pașaportul, date cum ar fi CNP, seria și numărul CI/pașaportului, adresa de e-mail personală și/sau alte date de identificare necesare.

IV. Scopurile prelucrărilor datelor cu caracter personal de către Operator

recepționarea/preluarea și analizarea, inclusiv prin consultare internă/cu managerii implicați, a aplicațiilor pentru poziții deschise, a CV-urilor, rezumatelor profesionale, informațiilor primite și/sau stocate de la candidați, de la firmele de recrutare, prin intermediul platformelor de recrutare etc.;
programarea și desfășurarea interviurilor, elaborarea și/sau analizarea listei scurte cu Persoanele Vizate care se apropie cel mai mult de cerințele postului deschis;
examinarea prealabilă a dreptului/permisului de muncă în România al Persoanei Vizate;
realizarea celorlalte etape ale procesului de selecție și recrutare a Persoanelor Vizate în vederea angajării;
adoptarea deciziei finale a Operatorului privind angajarea Persoanei Vizate, precum și acordarea de feedback pozitiv/negativ;
întocmirea ofertei de angajare în caz de feedback pozitiv și apoi comunicarea ofertei;
colectarea și stocarea consimțămintelor candidaților neangajați care au optat ca Operatorul să le păstreze mai departe rezumatele profesionale și/sau datele de contact pentru recrutări ulterioare, precum și scopul dovedirii comunicării acestei Note de informare;
ștergerea datelor Persoanelor Vizate care nu au fost ofertate, respectiv păstrarea datelor cu caracter personal ale Persoanelor Vizate care au consimțit să le fie păstrate datele pentru recrutări ulterioare ale Operatorului (fără însă ca această păstrare să nască în sarcina Operatorului vreo obligație de a selecta, respectiv de a contracta cu candidatul);
realizarea raportărilor către autorități și organisme competente, dacă, potrivit legii, se solicită/este cazul;
realizarea raportărilor/comunicării cu autorități/instituții cu atribuții de control/supraveghere/monitorizare, dacă în conformitate cu prevederile legale aplicabile este cazul;
supravegherea video a căilor de acces în/din spațiile Operatorului cu care, dacă este cazul interviului, interacționează candidații, pentru siguranța și securitatea accesului, pentru paza și protecția bunurilor și respectiv a persoanelor și descurajarea de incidente în această privință, dacă este cazul și încă mai sunt stocate imagini relevante, și pentru utilizarea respectivelor imagini în scop de investigații, demersuri legale;
conservarea dreptului la apărare al Operatorului (pentru situații când apar eventuale litigii).

V. Temeiurile legale ale prelucrărilor mai sus menționate ale Operatorului constau, după caz, în:

interesul legitim al Operatorului;
îndeplinirea unei obligații legale care revine Operatorului;
consimțământul Persoanei Vizate când este cazul și dacă aceasta decide să îl exprime;
efectuarea de demersuri în vederea încheierii contractului de muncă cu candidatul care este ofertat în acest sens.

Dacă dvs. interacționați și telefonic cu INOVUM, este posibil să se înregistreze convorbirea telefonică respectivă, scopul fiind al analizării conținutului ei din perspectiva îmbunătățirii modului de a interacționa cu interlocutorii de către angajații INOVUM SRL, iar, în cazuri excepționale, putând fi utilizată respectiva înregistrare și în demersuri legale, apărarea propriilor drepturi și interese legitime. Temeiul legal al acestei prelucrări îl constituie interesul legitim, înregistrarea nu este stocată mai mult de 30 de zile, ștergându-se automat în acest termen maxim, cu excepțiile justificate conform legii.

Dacă dvs. înțelegeți să adresați o petiție și/sau o cerere de exercitare a drepturilor, alte asemenea, către Operator, Operatorul va prelucra respectivele date conținute de respectiva petiție/cerere, în principal în vederea preluării, abordării interne și apoi a comunicării răspunsului/soluției sale către dvs., îndeplinirii obligațiilor legale care îi revin și/sau apărării și exercitării propriilor drepturi și interese legitime. Temeiurile legale ale acestei prelucrări sunt, după caz, interesul legitim al INOVUM, respectiv obligația legală de a răspunde când răspunsul este impus de lege. Petiția/cererea va fi stocată de regulă în termenul necesar, termenul de prescripție aplicabil și/sau arhivată pe durata prevăzută de lege.

VI. Sursa datelor cu caracter personal

De regulă, INOVUM colectează datele cu caracter personal necesare recrutării direct de la Persoana Vizată. Însă, pentru prelucrările în scop de recrutare, poate colecta/primi date și de la companii de recrutare, din baze de date ale platformelor de recrutare, de la terți autorizați care comunică recomandările lor conform legii, din informații publice, din informații disponibile autorizate din conturile de social media, alte asemenea.

VII. Confidențialitatea prelucrării și mijloacele de prelucrare utilizate de Operator

(i) Operatorul asigură și garantează persoanelor vizate că respectă confidențialitatea datelor cu caracter personal prelucrate, inclusiv prin instituirea de măsuri tehnice și organizatorice de protecție a acestora.

(ii) Mijloacele de prelucrare utilizate de Operator sunt de regulă mixte (adică tehnice, automate, dar și manuale). La data prezentei, Operatorul nu utilizează tehnologii noi precum tehnologii biometrice, Inteligență Artificială, alte asemenea, precizând totuși că, pentru locația (dacă interviul dvs. are loc în locația respectivă) în care Operatorul utilizează camere de supraveghere și în scop de pază și protecție, furnizorul său declară algoritmi de Inteligență Artificială de recunoaștere a formei corpului uman, sistem care declanșează alerte la detectarea mișcării/a prezenței umane potrivit algoritmului de mai sus, alerta la rândul său declanșând automat înregistrarea de către camerele de supraveghere video.

VIII. Posibili destinatari ai datelor dvs. cu caracter personal

Constituie, la modul general, categorii de destinatari persoanele fizice sau entitățile juridice cărora le pot fi dezvăluite datele dumneavoastră cu caracter personal, prelucrate cel puțin într-unul din cazurile de prelucrare de mai sus. Astfel, de exemplu, în măsura în care este necesar, ele pot ajunge, în limita necesității realizării serviciilor/activității respective pentru INOVUM sau a îndeplinirii unei obligații legale etc., la:

a) (pe plan intern) persoane fizice angajați ai INOVUM care au necesitatea de a prelucra respectivele date cu caracter personal (denumite persoane autorizate în acest sens);
b) (în afara companiei) la societăți de servicii, persoane fizice autorizate etc., contractate de Operator pentru servicii de suport tehnic sau de specialitate (de exemplu companii de recrutare, consultanți etc.);
c) (în afara companiei), când se impune în situații de excepție, la Responsabilul cu protecția datelor contractat de Operator;
d) (în afara companiei) la societăți care prestează pentru Operator diverse alte servicii de suport tehnic, operațional, alte asemenea, precum cele de servicii cloud, cele de arhivare a documentelor, alte asemenea servicii de procesare, servicii IT&C, companii de gestionare a securității, a pazei, protecției accesului în locațiile INOVUM, companii prestatoare de servicii de curierat, alte asemenea;
e) (în afara companiei) când și dacă se solicită în conformitate cu prevederile legale aplicabile, la autorități cărora datele trebuie să le fie comunicate în temeiul îndeplinirii unei obligații prevăzute de lege, de un regulament sau de normele comunitare (de ex. ANAF, ITM etc.).

IX. Informații privind transferul de date în afara SEE

INOVUM are contractate servicii de specialitate pentru datele stocate electronic online/în cloud, pentru care INOVUM utilizează serviciile unui furnizor specializat cu sediul în România (dar cu subcontractanți în UE/SEE, dar și în state terțe precum SUA).

Pentru evitarea oricărui dubiu, INOVUM are încheiat cu furnizorul respectiv un Acord de prelucrare date potrivit cerințelor art. 28 din Regulamentul general privind protecția datelor.

X. Durata prelucrării datelor cu caracter personal

Stocăm datele dumneavoastră cu caracter personal atât timp cât este necesar pentru a ne realiza activitatea de recrutare și/sau în alte scopuri precum respectarea obligațiilor legale, soluționarea eventualelor petiții, posibilitatea de a răspunde autorităților de supraveghere și control, alte asemenea. Deoarece aceste necesități pot varia, perioadele efective de retenție pot varia semnificativ. Criteriile utilizate pentru a determina perioadele de retenție cuprind în general:

durata recrutării;
perioada pentru care dvs. v-ați exprimat consimțământul, dacă este o prelucrare bazată pe temeiul consimțământului, cu precizarea că formularul/dovada în sine a consimțământului și a accesului la Nota de informare vor fi păstrate pe o perioadă de încă maxim 4 (patru) ani după aceasta, dat fiind termenul legal de prescripție aplicabil;
alte termene de prescripție aplicabile, conform legislației române în vigoare;
termenele de arhivare impuse de legislația specifică, dacă sunt aplicabile;
alte durate relevante pentru care Operatorul necesită stocarea datelor, precum datele necesare unor investigații conform legii, dosare pe rol, alte asemenea.

XI. Drepturile persoanei vizate și exercitarea lor

Persoana vizată are următoarele drepturi în ceea ce privește datele sale cu caracter personal prelucrate de către INOVUM ca Operator:

dreptul de a fi informată;
dreptul de acces la datele sale cu caracter personal;
dreptul la rectificarea și completarea datelor sale cu caracter personal;
dreptul la ștergerea datelor sale cu caracter personal („dreptul de a fi uitat”) (vor putea fi însă situații în care Operatorul să nu poată da curs solicitării de ștergere a datelor, în conformitate cu excepțiile menționate de prevederile art. 17 din Regulamentul general privind protecția datelor);
dreptul la restricționarea prelucrării datelor sale cu caracter personal;
dreptul la portabilitatea datelor sale cu caracter personal (art. 20 din Regulamentul general privind protecția datelor), adică dreptul de a primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit în mod automat, conform Regulamentului general privind protecția datelor;
dreptul de opoziție;
dreptul de a-și retrage consimțământul, dacă acesta a fost acordat în vederea vreunei prelucrări (art. 7 alin. 3 din Regulamentul general privind protecția datelor).

Notă: Pentru evitarea oricărui dubiu precizăm că nu luăm decizii în privința persoanelor fizice menționate în prezenta Notă pe bază de prelucrare automată exclusivă și nici pentru profilarea lor.

Aveți posibilitatea de a vă exercita drepturile cu privire la datele dvs. cu caracter personal, în conformitate cu prevederile Regulamentului general privind protecția datelor, față de INOVUM ca Operator, prin comunicarea unei solicitări scrise în acest sens la adresa de e-mail gdpr@inovum.ro, respectiv pe adresa sediului INOVUM SRL, cu precizarea pe plic, vă rugăm, „În atenția Responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal” (pentru corespondența pe suport de hârtie/prin curier sau poștă).

De asemenea, aveți și drepturile de a vă adresa cu plângere și/sau de a formula acțiune la instanța competentă. Eventuale plângeri privind protecția datelor cu caracter personal vor putea fi adresate Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.), cu sediul în B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, sub forma unei adrese scrise, la sediul instituției sau prin e-mail la adresa anspdcp@dataprotection.ro.