Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale reprezentanților persoanelor juridice

Informare VÂNZĂTOR

INOVUM S.R.L., înmatriculată la Registrul Comerțului sub numărul J2011000660055, având codul de identificare fiscală RO28310745, reprezentată prin dl. ing Dieter Koteles, în calitate de administrator, denumită în continuare „Societatea”, dorește să vă informeze despre prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în contextul anumitor operațiuni referitoare la comunicarea între societăți, numite în continuare „Partener”.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate de INOVUM SRL în condițiile specificate în cele ce urmează:

1. Scopul și temeiurile prelucrării

Această informare se referă la calitatea dumneavoastră de reprezentant/persoană de contact/angajat al executantului/prestatorului/agenției și/sau furnizorului cu care Societatea are o relație comercială.

Societatea prelucrează datele cu caracter personal menționate în Secțiunea 2 de mai jos în următoarele scopuri, pe baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea:

	Scop	Temei legal
1	Încheierea și executarea contractului dintre Societate și Partenerul al cărui reprezentant/persoană de contact/angajat sunteți, și menținerea unei relații comerciale continue, menite să rezolve orice problemă care poate apărea în executarea contractului și prestarea serviciilor asumate de Companie și Partener	Interesul legitim comun al Societății de a desfășura o relație comercială prin intermediul reprezentanților și angajaților lor, în vederea implementării contractului de servicii.
2	Transmiterea/divulgarea datelor cu caracter personal către instituțiile sau autoritățile publice, în măsura în care este obligatoriu prin lege	Obligație legală
3	Organizarea recuperării debitelor, echipamentului și soluționarea oricăror situații judiciare aflate în legătură cu executarea contractului	Interesul legitim al Societății de a-și proteja situația sa financiară și bunurile sale. Obligația legală de a furniza datele în scopul desfășurării procedurilor juridice, judiciare sau formalități extrajudiciare în legătură cu executarea contractului.

2. Categorii de date cu caracter personal

Datele cu caracter personal care vor fi prelucrate de către Societate în scopurile menționate mai sus vor acoperi următoarele:

	Scop	Categorii de date prelucrate
1	Încheierea și executarea contractului și desfășurarea activității comerciale	Nume, prenume, număr de telefon, adresa de e-mail, adresa domiciliului/sediului, adresa de livrare, cont și sucursală, CNP/CUI/CIF, nr. Înreg. Reg. Comerțului, reprezentant și funcție.
2	Transmiterea/divulgarea datelor cu caracter personal către instituțiile sau autoritățile publice, în măsura în care este obligatoriu prin lege	Nume, prenume, număr de telefon, adresa de e-mail și/sau orice alte date de identificare puse la dispoziția Societății pe durata executării contractului, în măsura în care divulgarea acestor date de identificare este obligatorie prin lege.
3	Organizarea recuperării debitelor, echipamentului și soluționarea oricăror situații judiciare aflate în legătură cu executarea contractului	Nume, prenume, adresa de e-mail, numărul de telefon și/sau orice alte date de identificare puse la dispoziția Societății pe durata executării contractului, în măsura în care divulgarea acestor date de identificare este necesară în baza interesului legitim al Societății sau, după caz, obligatorie prin lege.

3. Colectarea datelor cu caracter personal

Societatea a colectat datele cu caracter personal la semnarea contractului sau în executarea acestuia de la reprezentantul legal sau titularul de proiect al Partenerului al cărui angajat/reprezentant/persoană de contact sunteți.

4. Destinatarii datelor cu caracter personal

Pentru îndeplinirea scopurilor menționate mai sus, Societatea folosește serviciile mai multor parteneri contractuali (de ex. furnizori de servicii logistice, servicii externalizate de contabilitate, furnizori de servicii de pază, IT). Acești parteneri contractuali își desfășoară activitatea comercială în România, iar acestora le pot fi furnizate datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a fi folosite în limita obligațiilor pe care și le-au asumat față de Societate.

Datele cu caracter personal pe care le divulgăm către persoanele împuternicite de noi cu prelucrarea lor sunt limitate la minimul necesar de date cu caracter personal în vederea realizării serviciilor respective și, totodată, le solicităm să nu folosească datele cu caracter personal în niciun alt scop. Depunem toate eforturile să ne asigurăm că toate entitățile cu care noi lucrăm stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate.

Unii dintre partenerii noștri contractuali sunt terțe părți care nu au rolul de a prelucra datele cu caracter personal, dar pot avea acces la ele în vederea îndeplinirii obligațiilor lor sau în interacțiunea lor cu Societatea, după cum ar fi societăți de mentenanță tehnică, auditori financiari sau prestatori de servicii juridice.

Datele cu caracter personal menționate mai sus pot fi puse la dispoziție sau transmise unor părți terțe în următoarele situații:

autorități publice, auditori sau instituții cu competențe în activități de control cu privire la activitățile sau activele Societății, care solicită Societății să furnizeze informații, în baza obligațiilor legale care incumbă Societății;
pentru îndeplinirea unei cerințe legale sau pentru protejarea drepturilor și activelor Societății noastre sau ale altor entități sau persoane, după cum ar fi instanțele de judecată;
părți terțe achizitoare, în măsura în care activitatea Societății ar fi (total sau parțial) transferată, iar datele cu caracter personal ale persoanelor vizate ar fi parte din activele reprezentând obiectul tranzacției.

5. Transferul datelor cu caracter personal în afara țării

În contextul operațiunilor descrise mai sus, datele dumneavoastră cu caracter personal nu sunt transferate în afara țării către state din Uniunea Europeană („UE”) sau din Spațiul Economic European („SEE”).

6. Durata prelucrării

Vom stoca datele dumneavoastră cu caracter personal doar pentru perioada de timp necesară atingerii scopurilor prelucrării, așa cum sunt ele menționate mai sus, și cu respectarea reglementărilor legale în vigoare. În situația în care Societatea va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală pentru a continua prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri, veți fi informați în prealabil, în mod corespunzător.

Estimăm că activitățile de prelucrare detaliate mai sus vor necesita stocarea datelor dumneavoastră cu caracter personal pentru următoarele perioade de timp:

	Scop	Durata
1	Încheierea și executarea contractului dintre Societate și Partenerul al cărui reprezentant/persoană de contact/angajat sunteți, și menținerea unei relații comerciale continue, menite să rezolve orice problemă care poate apărea în implementarea contractului	3 ani de la încetarea contractului încheiat cu Partenerul și pe perioada necesară pentru protejarea drepturilor Societății având în vedere legea aplicabilă contractului, inclusiv perioada de prescripție și termenele prevăzute de către legislația fiscală și contabilă/perioada de stocare stabilită de către Societate.
2	Transmiterea/divulgarea datelor cu caracter personal către instituțiile sau autoritățile publice, în măsura în care este obligatoriu prin lege	5 ani de la încetarea contractului încheiat cu Partenerul și pe perioada necesară pentru protejarea drepturilor Societății având în vedere legea aplicabilă contractului, inclusiv perioada de prescripție și termenele prevăzute de către legislația fiscală și contabilă/perioada de stocare stabilită de către Societate.
3	Organizarea recuperării debitelor, echipamentului și soluționarea oricăror situații judiciare aflate în legătură cu executarea contractului	3 ani de la încetarea contractului încheiat cu Partenerul și pe perioada necesară pentru protejarea drepturilor Societății având în vedere legea aplicabilă contractului, inclusiv perioada de prescripție și termenele prevăzute de către legislația fiscală și contabilă/perioada de stocare stabilită de către Societate.

7. Ce se întâmplă cu datele dumneavoastră cu caracter personal după ce prelucrarea încetează

După momentul în care durata prelucrării menționată mai sus expiră și Societatea nu mai are motive legale sau un interes legitim cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, datele cu caracter personal vor fi șterse în conformitate cu procedurile Societății, care pot implica anonimizarea sau distrugerea.

8. Procesul decizional automatizat și crearea de profiluri

Datele cu caracter personal menționate în prezenta nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv creării de profiluri.

9. Securitatea prelucrării datelor cu caracter personal

Societatea vă informează că evaluează și îmbunătățește în mod constant măsurile de securitate implementate în vederea asigurării unei prelucrări a datelor cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate.

10. Drepturile persoanei vizate în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal

În contextul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, aveți următoarele drepturi:

Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate: aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu prelucrate și, în caz afirmativ, de a avea acces la tipul de date cu caracter personal și condițiile în care sunt prelucrate, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date;
Dreptul de a cere rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal: aveți posibilitatea de a solicita, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, completarea datelor incomplete sau ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cazul în care (i) datele nu mai sunt necesare în scopul inițial (și nu există un nou scop legal), (ii) temeiul juridic al prelucrării este consimțământul persoanei vizate, persoana vizată își retrage consimțământul și nu există alt temei legal, (iii) persoana vizată își exercită dreptul de a se opune, iar operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v) ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau legislația română sau (vi) datele au fost colectate în legătură cu servicii ale societății informaționale oferite copiilor (dacă este cazul), când se aplică cerințe specifice cu privire la consimțământ;
Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării: aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile în care: (i) considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele cu caracter personal, ci să restrângem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, însă dumneavoastră aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă temeiurile legitime ale operatorului de date prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;
Dreptul de a vă retrage consimțământul pentru prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate până în momentul respectiv;
Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal din motive legate de situația particulară în care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interes legitim, precum și de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;
Dreptul de a nu fi obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă;
Dreptul la portabilitatea datelor, însemnând dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat operatorului de date într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate;
Dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, cu sediul în B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România) și dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată competente.

Exercitarea drepturilor menționate mai sus poate fi făcută în orice moment.

În vederea exercitării acestor drepturi, vă recomandăm să transmiteți o cerere la adresa gdpr@inovum.ro.

09/02/2026 – Oradea