Adatkezelési tájékoztató a jelöltek személyes adatairól

I. Az adatkezelő és elérhetőségei, az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei

Az INOVUM S.R.L. társaság, székhelye: Sântion 171D, Borș község, Bihor megye, nyilvántartásba véve a Bihor Megyei Törvényszék mellett működő Cégjegyzéki Hivatalnál J2011000660055 számon, adószáma RO28310745 („INOVUM”),

adatkezelői minőségében, a továbbiakban „az Adatkezelő” vagy INOVUM (SRL),

a személyes adatok kezelésével kapcsolatos ügyekben külön elérhetőségként a gdpr@inovum.ro e-mail-címet, illetve a fent említett székhely címét megadva – papíralapú/futárral vagy postán küldött levelezés esetén kérjük, a borítékon tüntesse fel: „Az adatvédelmi tisztviselő figyelmébe” –,

valamint a fenti módokon elérhető, szerződéssel megbízott adatvédelmi tisztviselő,

az Európai Parlament és az Európai Unió Tanácsa 2016. április 27-i, 679. számú, a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló rendelete (általános adatvédelmi rendelet – „GDPR”) rendelkezései szerint,
a tisztességesség és az átláthatóság elve alapján

tájékoztatja Önt az INOVUM-nál betöltendő pozícióra jelentkezők személyes adatainak kezelésére és védelmére vonatkozó INOVUM-szabályzatról, az alábbiak szerint:

II. Az érintettek kategóriái

Azok a személyek, akik az INOVUM honlapjának „Karrier” oldalán keresztül jelentkeznek egy INOVUM-os pozícióra; azok a személyek, akiket olyan toborzó cégek keresnek meg, vagy akik olyan toborzó cégekkel állnak kapcsolatban, amelyeket az INOVUM előzetesen vagy utólag e célból megbíz; azok a személyek, akik jelzik, hogy munkahelyet váltanának/új szakmai tevékenységbe kezdenének, és akiket az INOVUM e célból megkeres; azok a személyek, akik önéletrajzukat/szakmai összefoglalójukat/motivációs levelüket feltöltik egy, az INOVUM által használt toborzási platformra; és más hasonlók.

III. A személyes adatok azon kategóriái, amelyeket az Adatkezelő a jelöltekkel kapcsolatban kezel, főként:

A. a toborzási folyamat első szakaszában:

személyes elérhetőségi és általános azonosító adatok, például vezetéknév, utónév, valamint – amennyiben azokat, rendszerint a jelölt, az Adatkezelő rendelkezésére bocsátja – lakcím, tartózkodási hely, születési idő, telefonszám és e-mail-cím, nemzetiség, állampolgárság, a Tájékoztató tudomásulvételét igazoló aláírás és/vagy a toborzási célú és a toborzást követő adattárolásra vonatkozó hozzájárulási nyilatkozaton szereplő aláírás;
a toborzási folyamat jogosultsági és kiválasztási feltételeinek ellenőrzését lehetővé tevő információk: végzettséget igazoló okiratok (pl. érettségi bizonyítvány, alapképzési oklevél, mesterképzési oklevél, doktori fokozat stb.), szakmai tanúsítványok/igazolások vagy szabályozó hatóságok által kiállított igazolások, különleges képesítések/igazolások, tartózkodási vízumok, referenciák, interjújegyzetek, a foglalkoztatást megelőző ellenőrzések nyilvántartásai/eredményei, az Érintett önéletrajzában és/vagy bármely jelentkezési űrlapon szereplő információk;
azon jelöltek esetében, akik e folyamat során az Adatkezelő valamelyik telephelyére is ellátogatnak, az Adatkezelő érintett helyiségeibe vezető be- és kijáratok videó-megfigyeléséből gyűjtött adatok is – olyan kamerák, amelyeket a belépés biztonsága, a vagyon- és személyvédelem, valamint az ezzel kapcsolatos események megelőzése céljából használnak, adott esetben és ha a vonatkozó felvételeket még tárolják, továbbá e felvételek vizsgálatok és jogi eljárások céljára történő felhasználására;
az Érintett szakmai vizsgálatára vonatkozó és abból származó információk és adatok: referenciák, interjújegyzetek, az Érintettre vonatkozó ellenőrzések nyilvántartásai/eredményei, szakmai tapasztalat, teljesítményelemzések és -értékelések, teljesítményjavítási tervek és a kapcsolódó levelezés (a toborzási folyamat során az Érintett a betöltendő munkakör követelményeinek megfelelő általános és/vagy szakmai teszteket tölt ki, és a társaság munkavállalóival beszélgetéseken/interjúkon vesz részt, amelyek az Érintett felkészültségét a munkakör/szakterület követelményeihez mérik, a legmegfelelőbb jelölt azonosítása és kiválasztása céljából. Az általános és/vagy szakmai tesztek, az interjúk és a beszélgetések eredményeit az Adatkezelő kizárólag a legmegfelelőbb jelöltek azonosítására és kiválasztására használja);
a díjazásra vonatkozó információk: például az állásajánlatban szereplő díjazás, valamint a korábbi munkáltató által az állami költségvetésbe teljesített járulékbefizetésekre vonatkozó adatok;
egészségügyi információk, általános jelleggel és csak szükség esetén: az Érintett általános egészségi állapotára vonatkozó információk, az esetleges fogyatékosságokra vagy munkavégzési korlátozásokra vonatkozó részletek;
az Érintett munkahelyi fegyelmére vonatkozó adatok: az Érintett munkakörnyezetben tanúsított esetleges magatartására és/vagy az olyan fegyelmi eljárásokra vonatkozó információk, amelyekben érintett volt;
továbbá, ha az Adatkezelő és a jelölt a toborzási folyamat előrehaladott szakaszába – vagyis a szerződéskötés céljából tett ajánlat közléséig – jut, e célból a személyi igazolványt vagy az útlevelet, valamint olyan adatokat is kérünk, mint a személyi szám (CNP), a személyi igazolvány/útlevél sorozata és száma, a személyes e-mail-cím és/vagy más szükséges azonosító adatok.

IV. A személyes adatok Adatkezelő általi kezelésének céljai

a nyitott pozíciókra beérkezett jelentkezések, önéletrajzok, szakmai összefoglalók, valamint a jelöltektől, toborzó cégektől, toborzási platformokon stb. keresztül kapott és/vagy tárolt információk fogadása/átvétele és elemzése, többek között belső egyeztetés útján/az érintett vezetőkkel;
az interjúk ütemezése és lebonyolítása, a nyitott pozíció követelményeihez leginkább közelítő Érintettek szűkített listájának elkészítése és/vagy elemzése;
az Érintett romániai munkavállalási jogának/engedélyének előzetes vizsgálata;
az Érintettek kiválasztási és toborzási folyamatának további szakaszai a foglalkoztatás céljából;
az Adatkezelő végső döntése az Érintett felvételéről, valamint pozitív/negatív visszajelzés adása;
pozitív visszajelzés esetén az állásajánlat elkészítése, majd közlése;
azon fel nem vett jelöltek hozzájárulásának gyűjtése és tárolása, akik azt választották, hogy az Adatkezelő a későbbi toborzások céljából megőrizze szakmai összefoglalójukat és/vagy elérhetőségeiket, valamint e Tájékoztató közlésének bizonyítása;
azon Érintettek adatainak törlése, akik nem kaptak ajánlatot, illetve azon Érintettek személyes adatainak megőrzése, akik hozzájárultak adataik megőrzéséhez az Adatkezelő későbbi toborzásai céljából (anélkül azonban, hogy e megőrzés az Adatkezelő számára bármilyen kötelezettséget keletkeztetne a jelölt kiválasztására, illetve a vele való szerződéskötésre);
jelentéstétel az illetékes hatóságok és szervek felé, ha azt jogszabály előírja/adott esetben;
jelentéstétel/kommunikáció ellenőrzési/felügyeleti/nyomonkövetési hatáskörrel rendelkező hatóságokkal/intézményekkel, ha az alkalmazandó jogszabályok szerint ez indokolt;
az Adatkezelő azon helyiségeibe vezető be- és kijáratok videó-megfigyelése, amelyekkel a jelöltek – ha az interjú ott zajlik – kapcsolatba kerülnek, a belépés biztonsága, a vagyon- és személyvédelem, valamint az ezzel kapcsolatos események megelőzése céljából, adott esetben és ha a vonatkozó felvételeket még tárolják, továbbá e felvételek vizsgálatok és jogi eljárások céljára történő felhasználására;
az Adatkezelő védekezéshez való jogának megőrzése (esetleges jogviták esetére).

V. Az Adatkezelő fent említett adatkezeléseinek jogalapja, az esettől függően:

az Adatkezelő jogos érdeke;
az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése;
az Érintett hozzájárulása, adott esetben, és ha az Érintett úgy dönt, hogy megadja;
a munkaszerződés megkötése érdekében tett lépések azzal a jelölttel, aki e célból ajánlatot kap.

Ha Ön telefonon is kapcsolatba lép az INOVUM-mal, a telefonbeszélgetést rögzíthetik, azzal a céllal, hogy tartalmát az INOVUM SRL munkavállalóinak beszélgetőpartnereikkel való kommunikációja javítása szempontjából elemezzék; kivételes esetekben a felvétel jogi eljárásokban, a saját jogok és jogos érdekek védelmében is felhasználható. Ennek az adatkezelésnek a jogalapja a jogos érdek; a felvételt legfeljebb 30 napig tárolják, és e határidőn belül automatikusan törlődik, a jogszabály szerint indokolt kivételekkel.

Ha Ön petíciót és/vagy joggyakorlásra irányuló kérelmet vagy hasonlót kíván az Adatkezelőhöz intézni, az Adatkezelő az abban foglalt adatokat kezeli, elsősorban a petíció/kérelem átvétele, belső kezelése, majd a válasz/megoldás Önnel való közlése, a rá háruló jogi kötelezettségek teljesítése és/vagy saját jogai és jogos érdekei védelme és érvényesítése céljából. Ennek az adatkezelésnek a jogalapja az esettől függően az INOVUM jogos érdeke, illetve a válaszadási kötelezettség, ha a választ jogszabály írja elő. A petíciót/kérelmet rendszerint a szükséges ideig és az alkalmazandó elévülési ideig tárolják, és/vagy a jogszabályban előírt ideig archiválják.

VI. A személyes adatok forrása

Az INOVUM a toborzáshoz szükséges személyes adatokat rendszerint közvetlenül az Érintettől gyűjti. Toborzási célú adatkezeléshez azonban adatokat gyűjthet/kaphat toborzó cégektől, toborzási platformok adatbázisaiból, ajánlásaikat a jogszabályoknak megfelelően közlő, erre jogosult harmadik felektől, nyilvános információkból, közösségimédia-fiókokból jogszerűen elérhető információkból és más hasonló forrásokból is.

VII. Az adatkezelés bizalmassága és az Adatkezelő által használt adatkezelési eszközök

(i) Az Adatkezelő biztosítja és garantálja az érintettek számára, hogy tiszteletben tartja a kezelt személyes adatok bizalmasságát, többek között az adatok védelmét szolgáló technikai és szervezési intézkedések bevezetésével.

(ii) Az Adatkezelő által használt adatkezelési eszközök rendszerint vegyesek (vagyis technikaiak, automatizáltak, de kézi eszközök is). E tájékoztató időpontjában az Adatkezelő nem használ új technológiákat, például biometrikus technológiákat, mesterséges intelligenciát vagy hasonlókat; megjegyzi ugyanakkor, hogy azon a telephelyen (ha az Ön interjúja ott zajlik), ahol az Adatkezelő megfigyelőkamerákat vagyonvédelmi célból is használ, a beszállító szerint az emberi testalkatot felismerő mesterséges intelligencia algoritmusok működnek – ez a rendszer a fenti algoritmus szerint mozgás/emberi jelenlét észlelésekor riasztást ad, a riasztás pedig automatikusan elindítja a videó-megfigyelő kamerák felvételét.

VIII. Személyes adatainak lehetséges címzettjei

A címzettek kategóriái általánosságban azok a természetes személyek vagy jogi személyek, akikkel/amelyekkel az Ön – legalább a fenti adatkezelési esetek egyikében kezelt – személyes adatai közölhetők. Így például, amennyiben szükséges, és az INOVUM számára végzett szolgáltatás/tevékenység vagy egy jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges mértékben, az adatok eljuthatnak:

a) (belső szinten) az INOVUM azon munkavállalóihoz, akiknek kezelniük kell az érintett személyes adatokat (e célból feljogosított személyek);
b) (a társaságon kívül) szolgáltató társaságokhoz, egyéni vállalkozókhoz stb., amelyeket az Adatkezelő technikai vagy szakmai támogató szolgáltatásokra bíz meg (például toborzó cégek, tanácsadók stb.);
c) (a társaságon kívül) kivételes helyzetekben, ha szükséges, az Adatkezelő által megbízott adatvédelmi tisztviselőhöz;
d) (a társaságon kívül) olyan társaságokhoz, amelyek különféle egyéb technikai, működési vagy hasonló támogató szolgáltatásokat nyújtanak az Adatkezelőnek, például felhőszolgáltatás, dokumentumarchiválás, más hasonló adatfeldolgozási szolgáltatások, informatikai és kommunikációs szolgáltatások, az INOVUM telephelyein a biztonságot, az őrzést és a beléptetés védelmét ellátó cégek, futárszolgálatok és más hasonlók;
e) (a társaságon kívül) ha és amikor az alkalmazandó jogszabályok szerint ezt kérik, azokhoz a hatóságokhoz, amelyekkel az adatokat jogszabályban, rendeletben vagy uniós szabályokban előírt kötelezettség teljesítése érdekében közölni kell (pl. ANAF, ITM stb.).

IX. Tájékoztatás az adatok EGT-n kívülre történő továbbításáról

Az INOVUM az elektronikusan, online/felhőben tárolt adatokra szakszolgáltatást vett igénybe, amelyhez egy romániai székhelyű szakosodott szolgáltató szolgáltatásait használja (amelynek azonban az EU-ban/EGT-ben, valamint harmadik országokban, például az Egyesült Államokban is vannak alvállalkozói).

A félreértések elkerülése végett az INOVUM az említett szolgáltatóval az általános adatvédelmi rendelet 28. cikkének követelményei szerint adatfeldolgozási megállapodást kötött.

X. A személyes adatok kezelésének időtartama

Személyes adatait addig tároljuk, ameddig toborzási tevékenységünkhöz és/vagy más célokhoz – például jogi kötelezettségeink teljesítéséhez, az esetleges petíciók elintézéséhez, a felügyeleti és ellenőrző hatóságoknak való válaszadáshoz és hasonlókhoz – szükséges. Mivel ezek az igények változhatnak, a tényleges megőrzési idők jelentősen eltérhetnek. A megőrzési idők meghatározásához használt szempontok általában:

a toborzás időtartama;
az az időszak, amelyre Ön hozzájárulását adta, ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, azzal a megjegyzéssel, hogy magát a hozzájárulási nyilatkozatot/bizonyítékot és a Tájékoztatóhoz való hozzáférés igazolását az alkalmazandó törvényes elévülési idő miatt ezt követően legfeljebb további 4 (négy) évig megőrizzük;
a hatályos román jogszabályok szerinti egyéb alkalmazandó elévülési idők;
a külön jogszabályok által előírt archiválási határidők, ha alkalmazandók;
egyéb releváns időtartamok, amelyekre az Adatkezelőnek szüksége van az adatok tárolására, például a jogszabály szerinti vizsgálatokhoz szükséges adatok, folyamatban lévő ügyek és hasonlók.

XI. Az érintett jogai és azok gyakorlása

Az érintettet az INOVUM mint Adatkezelő által kezelt személyes adataival kapcsolatban a következő jogok illetik meg:

a tájékoztatáshoz való jog;
a hozzáférés joga személyes adataihoz;
a helyesbítéshez és kiegészítéshez való jog személyes adatai tekintetében;
a törléshez való jog személyes adatai tekintetében („az elfeledtetéshez való jog”) (előfordulhatnak azonban olyan helyzetek, amikor az Adatkezelő nem tud eleget tenni a törlési kérelemnek, az általános adatvédelmi rendelet 17. cikkében említett kivételeknek megfelelően);
az adatkezelés korlátozásához való jog személyes adatai tekintetében;
az adathordozhatósághoz való jog személyes adatai tekintetében (az általános adatvédelmi rendelet 20. cikke), vagyis az a jog, hogy az Ön által megadott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, az általános adatvédelmi rendelet szerint;
a tiltakozáshoz való jog;
a hozzájárulás visszavonásának joga, ha azt valamely adatkezeléshez megadta (az általános adatvédelmi rendelet 7. cikkének (3) bekezdése).

Megjegyzés: A félreértések elkerülése végett leszögezzük, hogy az e Tájékoztatóban említett természetes személyekről nem hozunk kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntést, és profilalkotást sem végzünk róluk.

Személyes adataival kapcsolatos jogait az általános adatvédelmi rendelet rendelkezései szerint az INOVUM mint Adatkezelő felé gyakorolhatja, erre irányuló írásbeli kérelemnek a gdpr@inovum.ro e-mail-címre, illetve az INOVUM SRL székhelyének címére történő megküldésével; ez utóbbi esetben kérjük, a borítékon tüntesse fel: „Az adatvédelmi tisztviselő figyelmébe” (papíralapú/futárral vagy postán küldött levelezés esetén).

Ezenkívül Önt megilleti a panasztétel és/vagy a keresetindítás joga az illetékes bíróság előtt. A személyes adatok védelmével kapcsolatos esetleges panaszok a Személyes Adatok Kezelését Felügyelő Országos Hatósághoz (A.N.S.P.D.C.P.) nyújthatók be (székhely: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, irányítószám: 010336, Bukarest), írásos beadvány formájában, az intézmény székhelyén vagy e-mailben az anspdcp@dataprotection.ro címen.